Je hebt nauwelijks fysiek zwaar werk verricht en toch voelt het aan het einde van de dag alsof je geen enkele beslissing meer kunt nemen. Zelfs de vraag wat je wilt eten lijkt plotseling ingewikkeld. Misschien merk je dat je minder geduld hebt, moeilijker een gesprek kunt volgen of vooral behoefte hebt aan rust. Dat is herkenbaar voor veel mensen met mentaal belastend werk. Een werkdag hoeft niet fysiek zwaar te zijn om veel energie te vragen.
In steeds meer functies bestaat een belangrijk deel van het werk uit informatie verwerken, aandacht verdelen, problemen oplossen, beslissingen nemen, communiceren en emoties reguleren. Veel van die processen zijn nauwelijks zichtbaar. Wie aan het einde van de dag fysiek moe thuiskomt na zwaar lichamelijk werk, begrijpt meestal waar die vermoeidheid vandaan komt. Bij mentale belasting is dat verband minder zichtbaar. Toch vraagt ook cognitief en emotioneel werk inspanning en herstel.
Ons werkgeheugen heeft een beperkte capaciteit
Een belangrijk uitgangspunt binnen de cognitieve psychologie is dat ons werkgeheugen beperkt is. Het werkgeheugen kunnen we zien als een tijdelijk mentaal werkblad waarop informatie actief wordt gehouden terwijl we ermee bezig zijn. Wanneer je een ingewikkelde mail leest, een berekening uitvoert, een gesprek voorbereidt of verschillende gegevens met elkaar vergelijkt, gebruik je die capaciteit.
Onderzoekers als Baddeley hebben laten zien dat het werkgeheugen uit verschillende deelsystemen bestaat en slechts een beperkte hoeveelheid informatie tegelijk actief kan verwerken. Dat is belangrijk om mentale belasting te begrijpen. We kunnen enorm veel informatie opslaan in het langetermijngeheugen, maar de hoeveelheid nieuwe of nog niet geautomatiseerde informatie waarmee we op één moment bewust kunnen werken, is beperkt. Vanuit de Cognitive Load Theory wordt eveneens benadrukt dat taken verschillen in de hoeveelheid cognitieve belasting die ze veroorzaken. Complexe nieuwe informatie vraagt doorgaans meer van het werkgeheugen dan vertrouwde informatie waarvoor al goed ontwikkelde kennisstructuren bestaan. Dat verklaart waarom een beginnende medewerker na een dag werken soms veel vermoeider kan zijn dan een ervaren collega die ongeveer dezelfde taken uitvoert. De ervaren medewerker heeft veel handelingen en beslissingen al geautomatiseerd. Voor de beginner vraagt vrijwel iedere stap nog bewuste aandacht.
Mentale belasting is dus niet alleen afhankelijk van hoeveel werk iemand verricht, maar ook van hoeveel bewuste informatieverwerking dat werk vraagt.
Aandacht wordt voortdurend opgeëist
Tijdens een gemiddelde werkdag concurreren e-mails, gesprekken, documenten, meldingen, cijfers, vergaderingen en onverwachte vragen voortdurend om onze aandacht. Daarbij komt dat veel moderne functies niet bestaan uit één taak die rustig wordt afgewerkt. We schakelen tussen activiteiten: een verslag schrijven, een bericht beantwoorden, deelnemen aan een vergadering, terugkeren naar het verslag en vervolgens gebeld worden. Dat kan aanvoelen als multitasken, maar bij complexe cognitieve taken doen we meestal niet werkelijk verschillende dingen tegelijkertijd. We wisselen tussen taken.
Onderzoek naar task switching laat zien dat zo'n wisseling kosten met zich meebrengt. Wanneer we van de ene taak naar de andere overschakelen, moet ons cognitieve systeem zich opnieuw instellen op andere regels, informatie en doelen. Die kosten zijn per wisseling soms klein, maar kunnen zich tijdens een sterk versnipperde werkdag opstapelen. Daarom kan iemand na een dag vol kleine taken en onderbrekingen vermoeider zijn dan na enkele uren geconcentreerd werken aan één complex project.
Onderbrekingen kosten meer dan de onderbreking zelf
Wanneer je tijdens geconcentreerd werk wordt onderbroken, verlies je niet uitsluitend de minuten die de onderbreking duurt. Je moet daarna opnieuw reconstrueren waar je mee bezig was, welke informatie relevant was en wat de volgende stap moest worden.
Sophie Leroy beschreef in dit verband het concept attention residue. Wanneer mensen van de ene onvoltooide taak naar een andere overschakelen, kan een deel van hun aandacht nog bij de vorige taak blijven hangen. Vooral wanneer die vorige taak niet afgerond is, kan het moeilijker zijn om de aandacht volledig op de volgende activiteit te richten.
Stel dat je bezig bent met een ingewikkeld rapport en plotseling een dringende mail ontvangt. Je stopt, behandelt de mail en keert daarna terug naar het rapport. Formeel ben je opnieuw met het rapport bezig, maar cognitief kan een gedeelte van je aandacht nog bezig zijn met het vorige onderwerp. Wanneer dat tientallen keren per dag gebeurt, ontstaat een gefragmenteerde werkdag. Aan het einde ervan kun je het gevoel hebben voortdurend bezig te zijn geweest en tegelijkertijd weinig werkelijk afgewerkt te hebben. Dat gevoel is niet noodzakelijk het gevolg van slecht tijdmanagement. De architectuur van het werk kan zelf sterk versnipperd zijn.
Beslissingen en onzekerheid vragen eveneens capaciteit
Veel functies bevatten daarnaast een vrijwel eindeloze reeks kleine beslissingen. Wat heeft prioriteit? Welke mail moet eerst beantwoord worden? Is deze informatie voldoende? Moet ik overleggen? Kan dit wachten? Wie moet ik hierbij betrekken? Is deze formulering goed genoeg? Afzonderlijk lijken dergelijke keuzes onbeduidend. Samen kunnen ze aanzienlijke cognitieve belasting veroorzaken. Daarom kunnen duidelijke routines, procedures en afspraken mentale ruimte vrijmaken. Dat is niet omdat mensen niet zelfstandig zouden willen nadenken. Het betekent vooral dat niet iedere terugkerende handeling iedere dag opnieuw een volledig bewuste beslissing hoeft te worden.
Ook onduidelijkheid kan cognitief belastend zijn. Wanneer prioriteiten voortdurend veranderen, instructies tegenstrijdig zijn of verantwoordelijkheden onduidelijk blijven, moet een medewerker niet alleen zijn taken uitvoeren maar telkens opnieuw proberen te bepalen wat eigenlijk de bedoeling is. Autonomie en structuur zijn daarbij geen tegenpolen. Mensen kunnen veel autonomie hebben binnen duidelijke doelen en kaders. Juist die combinatie kan helpen om onnodige cognitieve belasting te verminderen.
Mentale belasting is niet alleen cognitief
Een moeilijk gesprek voeren terwijl je ondertussen professioneel, vriendelijk en rustig probeert te blijven vraagt zowel denkwerk als emotieregulatie. Hetzelfde geldt voor een hulpverlener die naar een aangrijpend verhaal luistert, een leidinggevende die een conflict moet begeleiden of een medewerker die vriendelijk moet blijven tegenover een boze klant.
Binnen onderzoek naar emotional labor wordt onderzocht hoe werknemers tijdens hun werk emoties reguleren om te voldoen aan de emotionele verwachtingen van hun functie. Hochschild introduceerde dit concept al in de jaren tachtig. Later onderzoek liet zien dat vooral de manier waarop emoties gereguleerd worden relevant kan zijn voor het welzijn van medewerkers. Wanneer iemand bijvoorbeeld boos of verdrietig is maar voortdurend een totaal andere emotie moet tonen, kan dat extra inspanning vragen. Mentale belasting bestaat daardoor vaak uit een combinatie van cognitieve, sociale en emotionele eisen.Dat verklaart waarom een dag met weinig zichtbare ‘productie’ toch bijzonder zwaar kan voelen. Een dag met moeilijke gesprekken kan mentaal intensiever zijn dan een dag waarop veel concrete taken werden afgewerkt.
Informatiedruk en voortdurende bereikbaarheid
Digitale technologie heeft veel werk gemakkelijker gemaakt, maar heeft ook nieuwe bronnen van mentale belasting gecreëerd. Informatie bereikt ons via e-mail, chatprogramma's, projectmanagementsystemen, smartphones, videomeetings en meldingen. Het probleem is niet noodzakelijk één afzonderlijk kanaal, maar de combinatie ervan. Daardoor kan een gevoel ontstaan dat alles tegelijk aandacht vraagt.
Niet iedere melding hoeft daadwerkelijk te worden geopend om invloed te hebben. Alleen al weten dat nieuwe informatie binnenkomt, kan de aandacht naar een andere taak trekken. Wanneer een organisatie bovendien verwacht dat medewerkers snel reageren, ontstaat een extra laag: niet alleen de inhoud moet worden verwerkt, maar ook voortdurend de beslissing of iets onmiddellijk aandacht nodig heeft.
Een nuttige vraag bij mentale belasting is daarom niet alleen hoeveel informatie beschikbaar is, maar ook hoeveel informatie iemand geacht wordt te selecteren, beoordelen, onthouden en prioriteren.
Waarom ben je na het werk soms 'op'?
Mentale vermoeidheid kan zich op verschillende manieren uiten. Sommige mensen ervaren concentratieproblemen, anderen worden sneller geïrriteerd of hebben weinig behoefte aan sociaal contact. Eenvoudige beslissingen kunnen meer moeite kosten en activiteiten die normaal weinig inspanning vragen voelen plotseling zwaar. Dat betekent niet dat iedere vermoeidheid na een drukke werkdag problematisch is. Vermoeidheid is ook een normaal signaal dat inspanning heeft plaatsgevonden en herstel nodig is.
Belangrijker wordt het wanneer herstel onvoldoende lukt en vermoeidheid zich dag na dag opstapelt. Dan kan het zinvol zijn om te kijken naar de verhouding tussen belasting en herstel en naar factoren zoals slaap, werkdruk, autonomie, emotionele belasting, onderbrekingen en de mogelijkheid om mentaal afstand te nemen van het werk.
Herstel betekent niet noodzakelijk méér prikkels
Na een mentaal intensieve dag zoeken we gemakkelijk ontspanning door opnieuw informatie te consumeren: nieuws, sociale media, filmpjes, series of berichten. Dat kan prettig zijn en ontspanning bieden, maar het betekent niet automatisch dat er weinig nieuwe cognitieve input wordt verwerkt. Voor sommige mensen helpt juist een activiteit waarbij de aandacht op een andere, minder veeleisende manier wordt gebruikt: wandelen, bewegen, koken, muziek beluisteren, tuinieren of eenvoudigweg een tijdje niets gepland doen.
Onderzoek naar herstel van werk benadrukt onder andere het belang van psychologisch afstand nemen, ontspanning, het ervaren van autonomie in de vrije tijd en activiteiten waarin andere vaardigheden worden aangesproken. Er bestaat daarbij geen universele herstelactiviteit die voor iedereen werkt. Het centrale principe is dat het systeem niet voortdurend met dezelfde eisen belast blijft. De relevante vraag is daarom niet alleen: “Hoeveel uren werk ik?” maar ook: “Hoeveel mentale schakelingen, beslissingen, emoties en prikkels zitten er in die uren – en krijg ik daarna voldoende gelegenheid om daarvan te herstellen?”
Verder ontdekken met TestCompass
De Mentale Fitheid op het Werk-test en andere TestCompass-testen rond stress, werkbelasting en herstel kunnen helpen om verschillende aspecten van mentaal functioneren op het werk systematisch te onderzoeken. Ze kunnen aanwijzingen bieden voor verdere reflectie, maar zijn geen vervanging voor medische of psychologische diagnostiek wanneer vermoeidheid ernstig of aanhoudend is.
Bronnen
Baddeley, A. (2012). Working memory: Theories, models, and controversies. Annual Review of Psychology, 63, 1–29.
Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181.
Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140.
Sonnentag, S., & Fritz, C. (2007). The Recovery Experience Questionnaire: Development and validation of a measure for assessing recuperation and unwinding from work. Journal of Occupational Health Psychology, 12(3), 204–221.
Sweller, J. (1988). Cognitive load during problem solving: Effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257–285.
Zapf, D. (2002). Emotion work and psychological well-being: A review of the literature and some conceptual considerations. Human Resource Manage